PrepTIME
Het PrepTIME systeem is in 2014 ontwikkeld uit de behoefte om directies van hoog risico bedrijven te kunnen trainen in crisismanagement. Tot op dat moment was er geen passend systeem beschikbaar, en moest er teruggevallen worden op de systematiek die door overheden gebruikt wordt voor rampenbestrijding, zoals ICS dat door veel Amerikaanse overheidsinstellingen gebruikt wordt. Alhoewel dat een uitstekend systeem is voor rampenbedrijding, is het niet ontworpen voor gebruik door particuliere bedrijven. De manier waarop de Nederlandse overheid omgaat met rampen en crisis, en de organisatie in veiligheidsregio's, gebruik van de BOB methode en netcentrisch werken met behulp van LCMS is niet specifiek toepasbaar voor bedrijven.
Een systematische aanpak
Alhoewel verschillende elementen van bovengenoemde systemen toepasbaar zijn bij bedrijven ontbrak een totaalsysteem. PrepTIME voorziet daar wel in, gebruik makend van diverse best practices van de diverse overheidssystemen en nieuwe elementen toevoegend.
Een alles omvattend systeem
Aan alle elementen gedacht
Crisisteams hebben behoefte aan diverse elementen, die allemaal samen dienen te komen: sterk leiderschap dat gebruik maakt van de kennis en ervaring van de teamleden, informatie management, proactieve crisiscommunicatie, stakeholder analyse, impact analyse etcetera.
Crisiscommunicatie
Crisismanagement bestaat voor 80% uit crisiscommunicatie: het op het juiste tijdstip, de juiste boodschap communiceren naar de juiste ontvanger. Het is daarbij essentieel dat dit snel en proactief gebeurt, waarbij de organisatie het initiatief neemt en zijn eigen narratief vertelt. Het is belangrijk dat de juiste stakeholders door de juiste functionarissen in de organisatie bediend worden. We besteden veel aandacht aan pro-activiteit en het maken van stakeholder analyses.
Informatie management
Besluitvorming onder tijdsdruk kan alleen plaatsvinden bij een goede 'Team Situational Awareness': het hele crisisteam moet goed begrijpen wat er gebeurd is en wat daar de mogelijke consequenties van kunnen zijn in de nabije toekomst. Helaas is het verkrijgen van goede TSA geen automatisme; daar is een informatie management systeem voor nodig. Immers; aan het bbegin van een incident weet je vaak nog niet goed wat er aan de hand is, waarom dat gebeurd is en wat daar de gevolgen van zijn. Kort daarna wordt het team overspoeld door een vloedgolf aan informatie. Dat kan je niet allemaal uit je hoofd leren, en mondelingen informatie overdracht tussen de teamleden is ontzettend inefficient en tijdrovend: er kan er maar één tegelijk praten. Informatie kan veel beter gedeeld worden via visuele communicatie. Tegenwoordig kunnen informatie management applicaties daar enorm bij helpen, zeker als er meerdere teams tegelijkertijd actief zijn, bijvoorbeeld een operationeel incident m,anagement team, een strategisch crisismanagement team en een crisiscommunicatie team, soms nog obdersteund door een Next of Kin team voor verwanten communicatie.
PrepTIME onderscheid twee informatie management processen: Plotten en Loggen, die beide essentieel zijn, maar niet hetzelfde en ook niet makkelijk te combineren zijn door één functionaris.
Crisisleiderschap
Een crisisleider moet snel beslissingen kunnen en mogen nemen (mandaat) maar ook gebruik maken van de competenties binnen zijn team zonder directief alles naar zich toe te trekken. Het gaat vooral om het regisseren van het proces en beslissingen nemen in tijden van tijdsdruk en onzekerheid. Daar moet een systeem achter zitten; we noemen dat gecoördineerde improvisatie. Zonder systeem zal de leider zoekende zijn, en wellicht het team impliciet uitnodigen om het over te nemen.
Impact analyse
Er moet snel duidelijk worden op welke wijze de organisatie getroffen wordt. Dit moet snel en systematisch geanalyseerd worden, zonder meteen tot de actiefase over te gaan. Het PrepTIME systeem gebruik daar het PEAR.RL anagram voor: People, Environment, Assets, Reputation, Revenue en Legal & liaibility. In afnemende volgorde van tijdsdruk analyseert het crisisteam waar de grootste probelem liggen en waar de hoogtste prioriteit aan gegevens moet worden.