Wanneer je mensen nieuwe vaardigheden wilt aanleren, leer je die het beste door ervaring. Door een echte noodsituatie mee te maken en te evalueren, leert de deelnemer wat werkte en wat niet. Het probleem in dit vakgebied is echter: je kunt je deelnemers niet laten deelnemen aan echte noodsituaties. Het idee is juist om die te voorkomen, niet om ze te creëren. Het is niet zoals leren autorijden. Je kunt een instructeur en een leerling in een auto zetten, en de instructeur kan de leerling leren rijden. Eerst in een beschermde omgeving, en zodra de leerling meer vertrouwen krijgt, kan hij oefenen tussen het echte verkeer op de snelweg.

Bij het oefenen voor noodsituaties is dat niet mogelijk. We kunnen niet zomaar noodsituaties creëren voor de deelnemer om op te lossen. Dus wat dan… Terugvallen op klassikaal onderwijs en “Death by PowerPoint”? Liever niet: dat zou het eerste uitgangspunt ondermijnen, namelijk dat vaardigheden het beste worden geleerd door ervaring, niet door te horen wat je moet doen.

Wat we nodig hebben zijn scenario’s. Gesimuleerde noodsituaties in een veilige en gecontroleerde omgeving. Die op een voorspelbaar moment en plaats beginnen, en bij voorkeur met beperkte langdurige gevolgen: het enige blijvende effect moet de verbeterde competenties zijn, niet de schade die bij echte noodsituaties hoort.

Scenariotraining is niet nieuw. Integendeel, veel opleidingsinstituten – groot en klein – gebruiken al lange tijd een vorm van scenariogebaseerde training. De traditionele manier van lesgeven via scenario’s is echter vrij oppervlakkig en gericht op de uitkomst van het scenario. Stel dat we een groep studenten willen leren een brand te blussen. We creëren een brand in een veilige en gecontroleerde omgeving, en laten de studenten die blussen. We kunnen variëren in de locatie van de brand en het type brandstof (bijv. vaste of vloeibare stoffen). Zo hebben we een reeks scenario’s: een elektrische brand in een wasserij, een vloeistofbrand in een industriële omgeving, of een brandende bank in een woonkamer.

Brand geblust betekent dat het scenario geslaagd is, toch? Nu hebben we onze studenten getraind in het blussen van branden in verschillende omgevingen en met verschillende brandstoffen, en daarbij verschillende blusmiddelen gebruikt. Studenten competent, iedereen blij…

Niet zo snel…

Het feit dat de brand geblust is, betekent niet dat al je studenten daadwerkelijk competent zijn. De gebluste brand kan ook het gevolg zijn van geluk, het opraken van brandstof of omstandigheden zoals regen die helpt bij het koelen.

Dus… als we niet op zoek zijn naar gebluste branden, waar zijn we dan naar op zoek?

Gedrag van de student; dat is namelijk ons leerdoel voor de oefening.

Wat we zoeken is een oordeel gebaseerd op observeerbaar gedrag van de student dat ons vertelt of de student in het algemeen competent is, zonder dat we alle mogelijke uitkomsten van alle denkbare incidenten hoeven te observeren.

Laten we een ander voorbeeld nemen, met dezelfde principes. Als we willen dat een voorzitter van een crisisteam effectief een crisisteambijeenkomst leidt, zoeken we niet naar een succesvolle vergadering met goede oplossingen voor een bedrijfscrisis (vergelijkbaar met een gebluste brand – het kan door andere factoren komen), maar we zoeken naar competenties zoals leiderschap, het vermogen om een vergadering te plannen en voor te bereiden, prioriteiten te onderscheiden en deze te rangschikken.

Hoe leidde de voorzitter de vergadering? Was hij voorbereid? Informeerde hij zijn teamleden over het gewenste eindresultaat van de vergadering? Maakte hij een effectieve impactanalyse of stakeholderanalyse? Dacht de brandweerman aan zijn eigen veiligheid? Koos hij het juiste blusmiddel? Controleerde hij zijn omgeving voordat hij de brand aanviel? De observeerbare antwoorden op deze vragen geven ons voldoende inzicht om iemand competent te verklaren voor alle gerelateerde noodsituaties, zonder ze allemaal te hoeven meemaken.

Dus: het gewenste gedrag wordt eerst geïdentificeerd, en dat vormt de basis voor ons scenario. Hoe schrijven we nu een scenario rond gewenst deelnemergedrag?

We gebruiken daar een bekend hulpmiddel voor – en we hebben het een beetje omgekeerd. Als je bekend bent met veiligheidsstudies, ken je waarschijnlijk het BowTie-model (zie boven), dat wordt gebruikt om incidenten (“Top events”) te identificeren, hun waarschijnlijke oorzaken en gevolgen. Vervolgens worden preventieve en mitigerende barrières geplaatst om te voorkomen dat gevaren leiden tot incidenten, en om de gevolgen te beperken als dat toch gebeurt.

In crisismanagementtraining willen we dat deelnemers leren omgaan met crisissituaties. Eigenlijk willen we dat deelnemers mogelijke gevolgen identificeren (een impactanalyse maken) en vervolgens mitigerende barrières plaatsen. Het gedrag dat we zoeken wordt in het BowTie-model vertaald als mitigerende barrières en gevolg-identificatie. Dat is het eerste wat we in het model invoeren.

Maar alleen het gedrag identificeren en in een verder leeg model zetten is niet genoeg om de student dit gedrag te laten vertonen. We moeten hem/haar verleiden om dit gedrag daadwerkelijk te tonen, zonder dat een instructeur hem/haar vertelt dit te doen (traditioneel onderwijs: uitleggen – demonstreren – uitvoeren). Dus creëren we een scenario en vullen we de BowTie rondom de mitigerende barrières (het gedrag van de deelnemers): welk incident moeten we creëren om bepaalde gevolgen waarschijnlijk te maken? Nu hebben we de gevolgen die we willen dat de student voorkomt. De rechterkant van de BowTie is nu compleet.

Vervolgens moeten we ervoor zorgen dat de student gelooft dat het scenario echt is. Daarom moet het scenario realistisch en geloofwaardig zijn. We moeten de student overtuigen dat er een noodsituatie is, dus we moeten uitleggen hoe die noodsituatie heeft kunnen ontstaan. Om deze “immersie” (onderdompeling in het scenario - een complete beleving) te bereiken, beschrijven we de linkerkant van de BowTie: de veiligheidssystemen die de student verwacht, moeten zijn mislukt of afwezig zijn om een noodsituatie mogelijk te maken. We beschrijven hoe en waarom preventieve barrières zijn gefaald. Daarmee is het scenario compleet.

Het gedrag (leerdoel) is het startpunt van de oefening. Het scenario (bijvoorbeeld brand) is slechts het ‘sausje’ eroverheen dat de deelnemer aanzet tot actie. We trainen dus geen brandje, maar bijvoorbeeld ‘besluitvorming onder tijdsdruk’ - en om dat te bereiken hebben we een brandje nodig.

Zodra de student wordt geconfronteerd met een geloofwaardig scenario, hoeven we hem/haar niet te vragen om actie te ondernemen – dat gebeurt vanzelf. Mensen lossen graag problemen op. Zodra ze een geloofwaardig, oplosbaar probleem krijgen voorgeschoteld, gaan ze handelen: beslissingen nemen, communiceren, prioriteiten stellen. Nu, zonder het te beseffen, begint de student heel natuurlijk gedrag te vertonen – precies wat we zochten.

Het enige wat we nu nog hoeven te doen, is achterover leunen en observeren.