Voor managers die hun medewerkers tijdens noodsituaties uit het oog verliezen, lijkt dat niet altijd het geval te zijn...
 

In het crisismanagementsysteem van PrepTIME gebruiken we een anagram om prioriteiten te stellen: PEAR.RL. Jazeker, het begint met een P, zoals in People. Omdat mensenlevens als onvervangbaar worden beschouwd en geen enkele manager slecht nieuws wil brengen aan de moeder van zijn medewerkers, is de eerste positie van het anagram terecht toegekend aan de P.
 

De zorg voor uw mensen tijdens een noodsituatie omvat een veelheid aan activiteiten, maar het begint allemaal met de vraag: Wie loopt er direct risico? Om die vraag te beantwoorden, moeten we weten wie er op het moment van een noodsituatie aanwezig is. Daarom moeten gasten of aannemers zich bij binnenkomst in een gebouw of op een industrieterrein bij de receptie melden.
 

Tegenwoordig maken veel organisaties gebruik van een elektronisch toegangscontrolesysteem. Bij registratie ontvangt u een identiteitskaart die u bij het betreden of verlaten van de locatie bij een controleterminal moet laten scannen. Soms is het moderne digitale systeem nog niet volledig geïmplementeerd op alle locaties van een organisatie en bestaat er nog steeds een papieren alternatief.
 

In onze branche komen we regelmatig situaties tegen waarin dat proces niet waterdicht is. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden die we door de jaren heen zijn tegengekomen:
1. Een aannemer stuurt vier medewerkers naar een locatie. Ze halen allemaal hun identiteitskaart op bij de beveiliging voordat ze door de poort gaan. Ze stappen weer in hun busje en rijden samen door de poort, maar alleen de chauffeur meldt zich aan. Nu zijn er vier op de locatie, maar er wordt slechts één geregistreerd.
2. Of dezelfde aannemers melden zich bij binnenkomst correct aan en verlaten de locatie aan het einde van hun werkdag weer. Alleen de chauffeur meldt zich af, de rest blijft op de bank achterin zitten. De poort gaat open en alle vier gaan naar huis. Drie blijven echter 's nachts aangemeld. Als het systeem om middernacht niet automatisch reset, of als niemand het systeem handmatig controleert, blijven de drie 'spookaannemers' ingecheckt en begint de volgende werkdag de telling bij +3.
3. De poort van een locatie, die 's nachts onbemand is, zou automatisch moeten openen bij het tonen van de kaart, maar de elektromotor die de poort bedient, blijkt defect te zijn en de poort wordt 's nachts afgesloten met een conventioneel kettingslot. Wanneer het eerste voertuig 's ochtends arriveert, stapt de passagier uit om het slot te openen en de poort handmatig te openen. De chauffeur rijdt zijn voertuig naar binnen en meldt zich aan bij de terminal bij de poort. De passagier loopt achter de auto aan, sluit de poort achter zich en vergeet zich te registreren bij de voetgangersterminal enkele meters verderop. Twee personen gaan naar binnen, één meldt zich aan.
4. Wanneer het alarm afgaat in geval van nood, gaat iedereen naar de verzamelplaats en meldt zich af bij de terminal van de verzamelplaats. Een of twee kaarten werken niet. De eigenaren merken niet dat hun kaartlezer niet heeft gewerkt. Ze zijn veilig op de verzamelplaats, maar staan geregistreerd als vermist. Er is geen communicatiemiddel op de verzamelplaats behalve het kaartsysteem, dus de beveiliging heeft geen idee wat er mis is met de personen die op de digitale lijst blijven staan. De personen die succesvol zijn uitgecheckt, zijn niet meer zichtbaar in het systeem, maar wat is de status van de personen die op de lijst blijven staan? Zijn ze nog steeds op locatie? Zijn hun kaarten defect? Juist de personen die op de lijst blijven staan, zouden prioriteit moeten hebben. Onthoud dat het relatief onbelangrijk is om te weten wie er wel is uitgecheckt, maar je wilt weten wie er niet is komen opdagen – en belangrijker nog: waar ze zich daadwerkelijk bevinden als ze niet op het verzamelpunt zijn, en wat hen ervan weerhoudt om te op te komen dagen. Een manier om met de vermisten (of hun collega's of ooggetuigen) te communiceren is van cruciaal belang.
5. Nooduitgangen in het hekwerk rondom de locatie zijn niet altijd uitgerust met uitcheckterminals. Als iemand via de nooduitgang door het hek voor gevaar vlucht, is hij veilig, maar wordt hij vermist.
6. Een medewerker checkt digitaal uit op een locatie en rijdt met zijn auto naar een verder onbemande locatie aan de andere kant van de stad. Die locatie is digitaal minder goed uitgerust en hij vergeet zich aan te melden op de papieren toegangscontrolelijst (als dat überhaupt een doel dient). Hij verdwijnt uit het systeem terwijl hij nog steeds op een van de locaties van het bedrijf werkt.
7. Twee pasjes van een groep aannemers werken niet bij een poging om binnen te komen. Eén persoon gebruikt een kaart van een collega die net vóór hem succesvol is ingecheckt. Blijkbaar staat het systeem dubbele check-ins toe. De andere volgt te voet gewoon een auto die door de poort rijdt en is niet geregistreerd op de locatie.
8. Het elektronische toegangssysteem wordt bediend vanuit het beveiligingskantoor bij de hoofdingang. Dat systeem is niet altijd toegankelijk voor de locatiemanager die vanuit een ander kantoor of controlekamer werkt. In geval van nood zijn de telresultaten niet direct beschikbaar voor de locatiemanager. Degene die het toegangscontrolesysteem bedient, moet nu fysiek een afdruk van de telresultaten naar de manager brengen. Op dit moment heeft de manager alleen informatie over de (virtuele) resultaten ('Ist'), maar geen idee wat de resultaten zouden moeten zijn ('Soll'). Als 'Ist' en 'Soll' niet met elkaar worden vergeleken, is het niet mogelijk om te bepalen of alle medewerkers geteld zijn.
Als er een discrepantie is tussen de digitale realiteit en de live telling, is het niet mogelijk om te bepalen waar het mis is gegaan. Natuurlijk, ervan uitgaande dat iemand daadwerkelijk de moeite heeft genomen om de koppen te tellen bij de verzamelplaats, bovenop de digitale telling. Bijvoorbeeld: als er 55 mensen zijn komen opdagen en er staan er nog 3 op de digitale lijst, lijkt het erop dat er 3 ontbreken. Maar als er daadwerkelijk 65 mensen ter plaatse waren, is het probleem erger dan de digitale realiteit suggereert. We hebben echter nog ergere dingen gezien: er werden 24 mensen verwacht op de verzamelplaats. Vijf daarvan bleken 'spoken' te zijn en waren nog steeds ten onrechte ingecheckt. Werkelijke aantallen: 39 personen komen opdagen, waarvan 10 op een alternatieve verzamelplaats bovenwinds zonder terminal. In deze situatie waren slechts 19 van de 39 correct geregistreerd en waren er 20 personen ter plaatse die via een van de bovenstaande methoden waren binnengekomen.
 

Nu meldt de brandweer zich bij de poort en vraagt de brandweercommandant: ,,Zijn er nog mensen ter plaatse? Zo ja, dan ben ik bereid mijn mannen bloot te stellen aan een hoger risico in een poging tot redding. Zo niet, dan laat ik de vaste blussystemen het probleem oplossen.''
Wat is uw antwoord op die vraag? 'P', wat staat voor 'People' en uw hoogste prioriteit verwoordt, is zojuist het raam uit gevlogen en we zijn nog niet eens begonnen met de incidentbestrijding.

Ontwerp uw toegangscontrolesysteem met noodgevallen en uitzonderingen in gedachten. Het is het enige moment waarop je het systeem echt nodig hebt. Helaas ontwerpen we die systemen meestal alleen voor situaties waarin alles werkt. En in noodsituaties is dat niet het geval.
Zelfs in een overall met olie- en veegvlekken zijn ze nog steeds het schatje van een moeder. Ze verdient het dat jij weet waar haar schat is.